In modernen Unternehmen spielt die effiziente Verwaltung von Daten eine zentrale Rolle. Microsoft SharePoint bietet leistungsstarke Tools zur Speicherung und Organisation von Informationen, doch viele Organisationen unterschätzen die versteckten Kosten kalter Daten (cold data). Cold Data bezeichnet Daten, die selten genutzt werden, aber dennoch Speicherressourcen beanspruchen.
Die Speicherung solcher Daten kann erhebliche Kosten verursachen, insbesondere wenn sie auf teuren, hochverfügbaren Speichersystemen liegen. Unternehmen zahlen nicht nur für den physischen Speicherplatz, sondern auch für Backup, Sicherheit, Compliance und Verwaltung.
“Cold Data mag in der IT unsichtbar sein, aber langfristig wird sie zur finanziellen Belastung für jedes Unternehmen“, erklärt IT-Experte Markus Feldmann.
Ein weiterer Aspekt sind Performance-Probleme. SharePoint-Datenbanken, die große Mengen ungenutzter Informationen enthalten, können langsamer werden, was die Produktivität der Mitarbeiter beeinträchtigt. Darüber hinaus steigt das Risiko von Compliance-Verstößen, wenn alte oder redundante Daten nicht korrekt archiviert oder gelöscht werden.
Unternehmen können diese Kosten reduzieren, indem sie eine effektive Datenklassifikation und Archivierungsstrategie implementieren. So lassen sich selten genutzte Informationen auf günstigere Speicherlösungen auslagern, während aktive Daten auf Hochleistungssystemen verbleiben. Microsoft bietet hier Funktionen wie Information Management Policies, Records Management und Cloud-basiertes Archivieren, die eine gezielte Steuerung ermöglichen.
Ein proaktiver Umgang mit Cold Data umfasst auch regelmäßige Analysen und Audits. Unternehmen sollten identifizieren, welche Daten wirklich geschäftskritisch sind und welche archiviert oder gelöscht werden können. Dies spart nicht nur Kosten, sondern verbessert auch die Übersichtlichkeit und Effizienz der Datenlandschaft.
Die versteckten Kosten kalter Daten sind oft ein unterschätztes Risiko in der digitalen Transformation. Eine strategische Herangehensweise an Datenmanagement in SharePoint kann erhebliche Einsparungen bringen und gleichzeitig Compliance, Sicherheit und Performance verbessern. Organisationen, die Cold Data aktiv managen, sichern sich nicht nur finanzielle Vorteile, sondern erhöhen auch die Agilität ihrer IT-Systeme.
